Od wielu lat nie tylko zarządcy, lecz także sądy mają wątpliwości dotyczące zaliczenia określonych czynności do należących lub nienależących do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu. Najwięcej kontrowersji budzi prawo zarządu do samodzielnego wyboru podmiotu nazywanego administratorem.

Na wstępie spróbujmy określić znaczenie podstawowych pojęć. Zgodnie z art. 20 ustawy o własności lokali, właściciele lokali w „dużej” wspólnocie mają obowiązek wyboru jednoosobowego lub wieloosobowego zarządu.

W myśl art. 21, zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Czynności zwykłego zarządu zarząd wykonuje samodzielnie (art. 22 ust. 1), natomiast aby podjąć czynność zakres ten przekraczającą, musi dysponować stosowną uchwałą właścicieli lokali, zawierającą pełnomocnictwo do jej wykonania (art. 22 ust. 2).

Wybór zarządu jest obligatoryjny, ale jedynie wtedy (art. 18 ust. 3), gdy właściciele lokali nie skorzystają z art. 18 ust. 1, który pozwala im na określenie sposobu zarządu i powierzenie zarządu osobie fizycznej lub prawnej.

Podmiot, któremu w tym trybie właściciele powierzą zarząd, to zarządca. Nie może być nazywany zarządcą jakikolwiek inny podmiot, jeśli nie został wybrany w trybie art. 18.

Należy podkreślić, że ustawodawca wyraźnie stwierdza, że prawa i obowiązki zarządu oraz zarządcy są porównywalne (w art.: 22 ust. 3 pkt 10, 24, 29 ust. 1, 1b, 1c, 1e i 2, 30 ust. 1, 1a, i 2 pkt. 2, 31 a i b, 32 ust. 1 oraz 32a).

Podmiot nazywany administratorem nie ma żadnych ustawowych uprawnień – nie ma go przecież w ustawie o własności lokali. A skoro tak, to jego prawa i obowiązki mogą wynikać jedynie z umowy, którą zawarł z zarządem lub zarządcą. Nie mogą mu oni przekazać wszystkich swoich uprawnień, ponieważ byłoby to obejście uregulowań ustawowych.

Właściciele lokali, mając prawo do podejmowania decyzji przekraczających zakres zwykłego zarządu, nie mogą nakazywać zarządowi, aby czynności zwykłego zarządu wykonywał w sposób przez nich określony. To ustawodawca w art. 22 ust. 1 wyraźnie stwierdził, że zarząd samodzielnie decyduje w sprawach, które zakresu zwykłego zarządu nie przekraczają.

Gdyby miało być inaczej, to zapisy ustawy obligujące zarząd do składania wspólnocie sprawozdań ze swojej działalności nie miałyby sensu – trudno przecież ponosić odpowiedzialność za podejmowanie decyzji „narzuconych” przez inny podmiot!

Zarząd nie musi samodzielnie wykonywać wszystkich czynności związanych z zarządem nieruchomością wspólną. Może, oczywiście, zatrudnić księgowego, konserwatora, specjalistę od przeglądów technicznych, sprzątaczkę, kominiarza etc.

Ale pamiętać należy, że zatrudnia ich na własną odpowiedzialność. Jeśli nie będą oni należycie wykonywać swoich obowiązków to konsekwencje tego poniesie właśnie zarząd. Gdy właściciele stwierdzą, że np. sprzątaczka nie dba o porządek a księgowa popełnia błędy to swoje uwagi mają kierować do zarządu. Właściciele lokali nie są „przełożonymi” pracowników zatrudnionych przez zarząd!

Administratorem, czyli podmiotem zatrudnionym przez zarząd do wykonywania określonych czynności, jest zazwyczaj osoba fizyczna, ale częściej – firma. Kierowanie przez właścicieli lokali uwag pod adresem administratora nie ma żadnego sensu!

Konkludując – wybór administratora nie przekracza zakresu zwykłego zarządu nieruchomością wspólną i jest suwerenną decyzją zarządu. Przyjęcie założenia, że administratora wybiera ogół właścicieli, prowadzi do absurdu – gdyby tak być miało, to do zatrudnienia konserwatora, sprzątaczki czy księgowego konieczna byłaby uchwała wspólnoty. Nie sądzę, żeby właściciele lokali byli z tego powodu zadowoleni. A poza tym takie rozwiązanie zwalniałoby zarząd z jakiejkolwiek odpowiedzialności, co byłoby sprzeczne z zapisami ustawowymi.

Niektórzy twierdzą, że pozbawienie właścicieli wpływu na wybór administratora jest ograniczeniem ich praw. To pogląd całkowicie błędny. Właściciele mają przecież prawo do odwołania zarządu w każdej chwili (art. 20 ust. 2) i z tego prawa powinni skorzystać, gdy stwierdzą, że zarząd dokonał złego wyboru administratora i nie reaguje na ich krytyczne uwagi.

Pogląd, że wyboru administratora musi dokonywać ogół właścicieli, jest na ogół głoszony przez gminne podmioty, które pełnią funkcję administratorów niejako „z rozpędu”. Nakłaniają właścicieli, głównie w wspólnotach postkomunalnych, do podejmowania uchwał w sprawie wyboru administratora, a następnie, gdy zarządy „okrzepną” i chcą administratora wymienić, powołują się na podjęte uchwały. Problem może wiązać się z mało precyzyjnym zapisem art. 40 ustawy, który bywa błędnie interpretowany.

Moim zdaniem jego sens jest następujący – do czasu wyboru zarządu państwowa lub komunalna jednostka administracyjna działa jak zarządca wybrany w trybie art. 18 ust. 1, ale z chwilą wyboru zarządu automatycznie zaczyna „działać” art. 20 i to zarząd decyduje o ewentualnym zatrudnieniu administratora. Uchwały o wyborze administratora nie można podjąć, gdyż naruszałaby ona  kompetencje zarządu.

Podkreślić należy, że umowa o zarządzanie to wyłącznie umowa zawarta na podstawie art. 18. Nazywanie umowy o administrowanie, zawieranej pomiędzy zarządem wspólnoty a administratorem, umową „o zarządzanie” prowadzi do licznych nieporozumień.

Oczywiście, rozwiązanie umowy o zarządzanie przekracza zakres zwykłego zarządu (a nawet wymaga formy szczególnej, tzn. notarialnej), ale wybór administratora i – w konsekwencji – zawarcie z nim umowy zakresu zwykłego zarządu nie przekracza.

Powyższe stanowisko znajduje uzasadnienie także w orzecznictwie. Wystarczy przytoczyć fragment uzasadnienia uchwały Sądu Najwyższego z dnia 18 października 2013 r. (sygn. akt III CZP 42/13): „Wykonywanie czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną może być powierzone przez zarząd wspólnoty osobie trzeciej na podstawie samodzielnego stosunku umownego i dotyczyć administrowania rzeczą wspólną, a w tym zakresie – jedynie czynności zwykłego zarządu w rozumieniu art. 22 ust. 1 uwl”.