Mimo obecnie panującej histerii w związku z RODO od lat tworzenie monitoring na terenie wspólnoty mieszkaniowej musi być dostosowane do istniejących zasad wynikających z różnych dziedzin prawa,. Przede wszystkim monitoring musi być stosowany z uwagi na ważny cel jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa na danym terenie. Ukierunkowanie monitoringu na zachowanie bezpieczeństwa ma się przejawiać umiejscowieniem kamer w miejscach zagrożonych i umożliwiających poprawę bezpieczeństwa, a nie w takich które z poprawą bezpieczeństwa nie mają nic wspólnego. Monitoring powinien mieć więc na celu nadzór nad miejscami mającymi kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa, czyli ciągami komunikacyjnymi, parkingami, placami zabaw, wejściami do obiektów. Każda osoba poruszająca się po terenie monitorowanym powinna mieć świadomość, iż jej zachowania są obserwowane czemu ma służy odpowiednie oznaczenie terenu. Ponadto oznakowanie terenu wpływa na zwiększenie bezpieczeństwa gdyż ma walor odstraszający przed niechcianymi zachowaniami. Monitoring nie może naruszać obowiązujących przepisów prawnych. W szczególności będzie tu chodzić o prawo do prywatności i ochronę wizerunku. Zatem niedopuszczalny jest taki montaż kamer który umożliwia nagrywanie przez okna mieszkańców budynków i ich zachowań. Obserwowanie przy pomocy kamer może więc dotyczyć tylko terenu wspólnoty mieszkaniowej i miejsc publicznych. Samo obserwowanie miejsc publicznych i terenu wspólnoty mieszkaniowej nie narusza bowiem prawa do ochrony wizerunku, prywatności ani żadnego innego dobra innych osób. Także zapisywanie obrazu nie narusza prawa do ochrony wizerunku. Do takiego naruszenia może natomiast dojść tylko w wyniku wykorzystania tych nagrań np. ich publikacji w Internecie. Nie można natomiast uznać za bezprawne ujawnienia zapisu organom ścigania. Ujawnienie bowiem nagrania jako dowodu popełnienia wykroczenia czy przestępstwa na żądanie Policji czy prokuratury jest działaniem jak najbardziej dozwolonym. Dostęp do monitoringu i nagrań powinny mieć tylko wyznaczone osoby. Zatem pomieszczenia w których znajdują się urządzenia do rejestracji jak również nagrane materiały powinny być co najmniej zamykane, a dostęp powinien być ściśle określony. Jest to szczególnie ważne gdyż w innym przypadku może dojść do nieuprawnionego ujawnienia nagranych danych przez osoby, które mając świadomość braku kontroli nad nagraniami będą uważać się za bezkarne. Podstawę prawną powinien być wewnętrzny regulamin określający okoliczności, w jakich może on być stosowany, prawa i obowiązki, jak też zasady przechowywania i udostępniania danych. Przy tworzeniu regulaminu należy zastosować powyższe zasady. Musi on też zawierać określone procedury postępowań. Osoba odpowiedzialna za monitoring musi bowiem mieć jasną i przejrzystą procedurę jak ma się zachować na przykład w przypadku zauważenia określonych zdarzeń, awarii systemu, zwrócenia się określonych osób o wgląd do materiałów itp. W przypadku zarejestrowania zdarzenia stanowiącego przestępstwo osoba odpowiedzialna powinna natychmiast zawiadomić Policję i na jej wezwanie udostępnić nagranie. W przypadku zgłoszenie się poszkodowanego np. w sprawie stłuczki na monitorowanym parkingu osoba odpowiedzialna powinna sprawdzić czy stłuczka została zarejestrowana a w przypadku jej zarejestrowania poinformować o tym poszkodowanego, zabezpieczyć nagrany materiał do dalszych czynności i czekać na wezwanie Policji do udostępnienia. Nie byłoby rozsądne wydawania takiego materiału osobie poszkodowanej bo jego wykorzystanie może przybrać rożną postać np. niedozwolonego opublikowania w internecie w celu napiętnowania sprawcy, co może powodować odpowiedzialność także wspólnoty mieszkaniowej. Zatem wydanie materiału odnośnie takiej stłuczki może nastąpić tylko Policji na jej żądanie w celach prowadzonego śledztwa. Dostosowania do wymogów RODO wymagają zasady przetwarzania pozyskanych danych i dostępu do nich. Monitoring jest formą przetwarzania danych osobowych i jako taki powinien podlegać szczególnej weryfikacji przez administratora. Stosowanie monitoringu jako formy nadzoru nad osobami wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych wszystkich obserwowanych osób. Należy mieć na uwadze, że przetwarzanie szczególnych kategorii danych wiąże się z koniecznością wypełnienia dodatkowych gwarancji ich ochrony ujętych w art. 9 ust. 2 i art. 10 RODO. Przetwarzaniem danych osobowych w przypadku monitoringu będą te operacje polegające w szczególności na zapisywaniu, przeglądaniu, udostępnianiu i usuwaniu nagrań zarejestrowanych zdarzeń i osób niezależnie od charakteru nośnika, w którym są przechowywane. Przetwarzanie danych zwykłych może się odbywać jedynie po spełnieniu jednego z warunków określonych w art. 6, a w przypadku danych wrażliwych w art. 9 i 10 rozporządzenia.                             

Źródło: www.doradcazarzadcy.pl