• Traktujemy naszych Klientów tak jak sami chcielibyśmy być traktowani
  • Zarządzamy i administrujemy nieruchomościami
  • Zarządzamy najmem lokali

Jak przeżyć we wspólnocie mieszkaniowej

27 kwietnia 2017, 8:32

Mieszkasz we wspólnocie mieszkaniowej, regularnie płacisz wszystkie należności, ale nie pilnujesz, jak zarząd wydaje twoje pieniądze? To błąd. Do końca marca odbywają się obowiązkowe zebrania roczne wspólnot. To dobra okazja, by przyjrzeć się rozliczeniom wspólnoty


Właściciele mieszkań we wspólnotach często nie zdają sobie sprawy z tego, że prawie wszystkie decyzje dotyczące sposobu zarządzania nieruchomością leżą wyłącznie w ich gestii. Nikt, absolutnie nikt im tego nie narzuca. Jedynie za tak zwane media, czyli dostarczanie ciepła, wody i wywóz śmieci, muszą zapłacić według stawki ustalonej jednostronnie przez dostawcę. Pozostałe opłaty, czyli zaliczka na pokrycie kosztów utrzymania części wspólnej oraz składka na fundusz remontowy, są ustalane przez właścicieli na mocy podjętej przez nich uchwały.


Uwaga! Siła głosu właściciela we wspólnocie (w której jest więcej niż siedem lokali) wyrażona jest procentowym udziałem powierzchni jego mieszkania (i ewentualnych powierzchni pomieszczeń przynależnych) w całej powierzchni nieruchomości. Aby uchwała została przyjęta, musi na nią głosować ponad 50 proc. właścicieli, licząc udziałami.

Właściciele mogą podpisywać się pod uchwałą na zebraniu, ale jeśli z jakichkolwiek powodów będą na nim nieobecni, nie tracą prawa do udziału w podejmowaniu decyzji. Zarząd ma bowiem obowiązek umożliwić wszystkim członkom wspólnoty oddanie głosu pod uchwałą (drogą indywidualnego zbierania głosów). Może w tym celu osobiście zgłosić się z listą do właściciela lub przesłać pocztą do podpisania odpowiednie oświadczenie.

Skoro więc każdy właściciel może brać udział w podejmowaniu decyzji dotyczących wspólnoty, warto, by znał swoje prawa i z nich korzystał.

Opłaty - duże czy małe?

Oczywiście, każdy woli płacić mniej niż więcej, zwłaszcza gdy sam może o tym decydować. Ale trzeba pamiętać, żeby miesięczne opłaty wnoszone na rachunek wspólnoty nie były zbyt małe.

I. Po pierwsze dlatego, że wspólnota jako właściciel nieruchomości jest prawnie zobowiązana do utrzymania budynku w niepogarszającym się stanie technicznym.

II. Po drugie, wolimy przecież mieszkać w budynku czystym, gdzie wszystko sprawnie działa, a wiadomo, że to musi kosztować.

II. Po trzecie - to bardzo ważne dla naszych prywatnych finansów - jeśli cała nieruchomość jest zadbana, to nasze mieszkanie niezależnie od jego standardu zyskuje na wartości. Warto zatem nie tylko wpłacać na bieżące utrzymanie nieruchomości (zaliczka na utrzymanie części wspólnej), ale też gromadzić pieniądze na przyszłe inwestycje w funduszu remontowym.

Trzeba wiedzieć, że błędem jest nazywanie ponoszonych we wspólnocie opłat czynszem. Czynsz płaci się osobie lub firmie, od której lokal jest wynajmowany. A we wspólnocie mieszkaniowej nie ma takiej sytuacji. Budynek należy przecież do właścicieli mieszkań - w stopniu określonym przez wielkość udziału danego lokalu do całości.

Jeśli więc właściciele z powodu braku czasu czy zainteresowania nie zwracają uwagi na to, jakie podejmują zobowiązania (zaliczki na utrzymanie części wspólnej i fundusz remontowy), a także nie sprawdzają, jak są wydawane ich pieniądze, to po prostu działają na własną szkodę. Żadna instancja tego za nich nie zrobi, bo nie ma takiej instancji! Wspólnota rządzi się sama, a jeśli dochodzi do nieprawidłowości, możemy jedynie zwrócić się o pomoc do sądu.

Błędne jest też przekonanie, że urząd miasta lub gminy ma decydujący głos w sprawach wspólnoty. Miasto/gmina - jeśli ma mieszkania we wspólnocie - ma tylko taki głos, jaki wynika z wielkości posiadanych udziałów. Co prawda, w wielu starych budynkach ten udział bywa jeszcze dość duży, ale jeżeli nie przekracza 50 proc., pozostali właściciele mogą przegłosować uchwały według swojego uznania.

A gdy miasto/gmina ma przewagę, też jest wyjście. Zgodnie z prawem jedna piąta właścicieli może bowiem przegłosować uchwałę, dzięki której jednemu właścicielowi będzie przysługiwał jeden głos. Nie należy jednak zakładać, że przedstawiciel miasta/gminy będzie prezentował stanowisko przeciwne do pozostałych członków wspólnoty. Może się tak zdarzyć, ale przecież miasto czy gmina, mając swoje udziały, powinny też być zainteresowane w działaniach na korzyść nieruchomości.

Kto rządzi we wspólnocie?

Odpowiedź już znamy - właściciele zgodnie z wielkością swoich udziałów w nieruchomości. Ale przecież też wiemy, że na co dzień mało kto ma czas, by się zajmować sprawami wspólnoty. Dlatego zwykle wybiera się zarząd, który reprezentuje wspólnotę i podejmuje bieżące decyzje w ramach uprawnień określonych przez prawo (ustawa o własności lokali) i udzielonych mu przez właścicieli. Uwaga! W skład zarządu może wchodzić także ktoś, kto nie jest właścicielem w danej nieruchomości.

W praktyce zwykle do pracy w zarządzie zgłaszają się osoby starsze, już na emeryturze, które często nie mają wystarczającego przygotowania, by na przykład sprawnie prowadzić rozliczenia finansowe. Dlatego najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest równoczesne zatrudnienie przez wspólnotę licencjonowanego zarządcy (administratora). Wtedy zarząd podejmuje decyzje, a zarządca pełni funkcje wykonawcze. Trzeba pamiętać, że nadal tylko zarząd ma dostęp do rachunku wspólnoty, ma prawo podpisywać przelewy, zlecać prace na rzecz wspólnoty i podpisywać umowy.

Gdy nie ma chętnych do pracy społecznej w zarządzie (chociaż właściciele mogą podjąć uchwałę o wynagrodzeniu dla zarządu), istnieje jeszcze trzeci sposób zarządzania nieruchomością wspólną. Polega on na tym, że zatrudnia się firmę, która jednocześnie pełni funkcję zarządu i zarządcy (administratora).
 

Warto wiedzieć, że w każdym z tych dopuszczalnych prawem rozwiązań, wspólnotę prowadzi:

- zarząd,

- zarząd plus zarządca (administrator),

- zarządca (administrator).

Każdy właściciel ma prawo kontroli dokumentów wspólnoty. Tak więc, jeśli tylko ktoś chce, może mieć cały czas pieczę nad pieniędzmi wspólnoty.

Przed zebraniem

Zgodnie z podstawowym aktem prawnym, który określa działanie wspólnot mieszkaniowych, to jest ustawą o własności lokali z dnia 24 czerwca 1994 r. (DzU nr 80, poz. 903 z późniejszymi zmianami), do końca pierwszego kwartału musi być zwołane zebranie właścicieli. Powiadomienie o nim powinno zostać wysłane przynajmniej na siedem dni przed terminem zebrania, dzięki czemu mamy dosyć czasu, by się do spotkania przygotować. Z dokumentów dołączonych do zawiadomienia możemy się dowiedzieć, czemu konkretnie będzie poświęcone. Te dokumenty to przede wszystkim:

- zawiadomienie z porządkiem obrad,

- sprawozdanie finansowe wspólnoty za ubiegły rok,

- plan gospodarczy na rok bieżący, na podstawie którego określana jest wysokość zaliczek na utrzymanie części wspólnej,

- projekty uchwał (wśród nich uchwały, na co przeznaczyć pieniądze z funduszu remontowego).

Spróbujmy uważnie się tym dokumentom przyjrzeć jeszcze w domu, przed zebraniem - zwłaszcza rozliczeniom finansowym. Jeżeli mimo dobrych chęci są to dla nas jednak tylko słupki z liczbami, to poprośmy kogoś bardziej biegłego w finansach o pomoc. Ta osoba może też z nami pójść na zebranie. Nikt nie ma prawa wyprosić naszego gościa, chyba że właściciele przegłosują taki wniosek. Jest też jeszcze inna możliwość warta polecenia - udzielenie pełnomocnictwa zaufanej osobie do reprezentowania nas na zebraniu. Może to być znajomy, ktoś z rodziny, a najlepiej gdy jest to inny członek naszej wspólnoty. Wtedy tylko wystarczy, że z nim uzgodnimy, jak ma głosować w naszym imieniu pod uchwałami (znamy przecież ich treść z załączonych projektów).

Trzeba pamiętać, że pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną i precyzować, kto kogo upoważnia do reprezentowania na danym zebraniu wspólnoty mieszkaniowej i głosowania nad uchwałami (należy podać numery dowodów osobistych).

Pełnomocnictwo nie musi być poświadczone notarialnie. Tylko wtedy gdy w zawiadomieniu o zebraniu jest informacja, że będą podejmowane uchwały wymagające formy aktu notarialnego (na przykład uchwała o sprzedaży strychu), konieczne jest pełnomocnictwo notarialne.

Rozliczenia finansowe wspólnoty

Sprawozdanie finansowe za ubiegły rok to podstawowy dokument wspólnoty przedstawiany właścicielom na zebraniu rocznym. Z niego wynika, jakie były wpływy i jakie wydatki. Najbardziej warto skupić się na pozycji: koszty utrzymania części wspólnej. Te wydatki pokrywane są z wpłacanych co miesiąc przez właścicieli zaliczek. Wysokość zaliczki to średnio 1,60-2,50 zł za metr kwadratowy mieszkania (pamiętajmy, że ustalają ją sami właściciele).

Zebranymi pieniędzmi rozporządza zarząd, ale tylko w określonych ramach. Ograniczeniem jest plan gospodarczy uchwalony przez właścicieli rok wcześniej. Zarząd może wydawać pieniądze tylko na to, na co wspólnota wyraziła zgodę i co zapisane jest w planie. Dlatego najłatwiej skontrolować zarząd, jeśli wyciągniemy z szuflady plan gospodarczy, który był dołączony do zawiadomienia o ubiegłorocznym zebraniu, i porównany go ze sprawozdaniem. Tam gdzie finanse wspólnoty są prawidłowo prowadzone, nie musimy szukać tego planu. Wraz z zawiadomieniem o zebraniu rocznym otrzymamy bowiem oprócz sprawozdania finansowego zestawienie pod nazwą: sprawozdanie z wykonania budżetu. Z niego wynika, ile było na jaki cel przewidziane i ile w rzeczywistości wydano. Jeżeli koszty były większe niż to, co zaplanowano - pytajmy! Zarząd musi wyjaśnić, dlaczego tak się stało. Tylko w sytuacji trudnej do przewidzenia, na przykład awarii instalacji, zarząd może bez konsultacji z właścicielami wydać pieniądze, które nie były ujęte w planie - bo awaria musi być usunięta. Pamiętajmy! Obowiązkiem zarządu jest złożyć stosowne wyjaśnienia na zebraniu.

To był przykład, kiedy wydano więcej, niż zaplanowano, ale jeśli zdarzy się odwrotnie, tj. wydano mniej, niż planowano, zarząd też musi się z tego wytłumaczyć. Przyjrzyjmy się takiemu przypadkowi. Załóżmy, że w planie zostały przewidziane wydatki na pomoc prawną, aby ściągnąć od niektórych właścicieli zadłużenie. Okazało się szczęśliwie, że dług został spłacony bez korzystania z prawnika, więc pieniądze nam zostały. Uwaga! Zaoszczędzone w takiej sytuacji pieniądze nie mogą być rozdysponowane przez zarząd według jego uznania. One muszą fizycznie zostać na rachunku wspólnoty. Powiększą w ten sposób budżet wspólnoty, a właściciele uchwałą zdecydują, czy chcą obniżenia zaliczki na utrzymanie części wspólnej w roku przyszłym, czy też chcą o tę kwotę powiększyć fundusz remontowy.

Podsumujmy. Każdy właściciel ma prawo żądać wyjaśnień dotyczących wszystkich spraw wspólnoty, a także ma prawo wglądu do dokumentów wspólnoty (rachunków, umów z firmami, protokołów). Niedopuszczalna jest sytuacja, w której zarząd lub zarządca uniemożliwia lub utrudnia nam korzystanie z tego prawa.

Po zapoznaniu się ze sprawozdaniem finansowym wspólnoty za rok ubiegły i planem gospodarczym na rok bieżący pozostaje wspólnocie jeszcze uzgodnienie, na co przeznaczyć pieniądze zbierane na funduszu remontowym. Zarząd bowiem nie może wydać ani złotówki z funduszu, jeśli nie ma na to zgody właścicieli w formie uchwały. Podjęcie decyzji, co remontować lub modernizować, wcale nie jest proste, zwłaszcza gdy potrzeb jest dużo, a pieniędzy mało. Dlatego zanim dojdzie do podejmowania uchwały, zarząd powinien z pomocą specjalistów ocenić stan techniczny budynku i opracować kolejność koniecznych remontów. Dopiero po zapoznaniu się z konkretnymi informacjami właściciele będą mogli mądrze zdecydować.
 

Absolutorium dla zarządu

Zgodnie z przepisami przedstawione na zebraniu rocznym sprawozdanie finansowe ma podlegać ocenie członków wspólnoty. Właściciele mają obowiązek głosować nad uchwałą o przyjęciu lub odrzuceniu sprawozdania, a następnie - również obligatoryjnie - nad uchwałą o udzieleniu zarządowi absolutorium. W ten sposób ustawodawca dał prawo właścicielom wyrażenia co roku opinii na temat pracy zarządu. Niestety, przepisy nie precyzują, co się dzieje, jeśli zarząd nie uzyska absolutorium. Można by się spodziewać, że przyzwoici ludzie, którzy zostaną krytycznie ocenieni przez wspólnotę, w takiej sytuacji po prostu składają rezygnację. Ale bywa - i to wcale nie rzadko - że zarząd raz zdobytej władzy nie chce oddać. Wtedy właściciele mogą jeszcze na tym samym zebraniu zgłosić projekt uchwały o odwołaniu zarządu. Trzeba tylko pamiętać, że należy mieć chętnych, którzy zgodzą się przejąć obowiązki po odwołanych.

Póki nowy zarząd nie zostanie wybrany, dotychczasowy musi pracować - nawet jeżeli została już podjęta uchwała o jego odwołaniu. Nie można bowiem dopuścić do sytuacji, w której wspólnota nie ma zarządu. Chociażby dlatego, że nadal przecież muszą być zatwierdzane przelewy zgodnie z podjętymi wcześniej zobowiązaniami. Zmiana zarządu nie oznacza też natychmiastowej zmiany zarządcy (administratora). Pracuje on na podstawie umowy ze wspólnotą i ewentualne jej rozwiązanie musi nastąpić zgodnie z zawartymi w niej zapisami.

Jeżeli nowy zarząd chce zmienić zarządcę, ma prawo samodzielnie podjąć taką decyzję. Nie może natomiast samodzielnie ustalić wynagrodzenia dla niego. Zatem gdy nowy zarządca ma większe wymagania finansowe niż poprzedni, zarząd musi przed podpisaniem z nim umowy uzyskać zgodę właścicieli (w formie uchwały) na wyższą stawkę. Ale to już przecież wiemy! O najważniejszych wydatkach we wspólnocie decydują sami jej członkowie.